Il problema più grande si nasconde nel dettaglio più piccolo.

CAMBIARE SOFTWARE E’ UN GRAVE ERRORE

Il problema più grande si nasconde nel dettaglio più piccolo.

Capitolo 3

Una volta che la decisione di cambiare è presa deve essere fatto un lavoro molto semplice ma di fondamentale importanza: la raccolta dei requisiti di base.

Ma insomma, dico io, se la decisione di cambiare è presa, vogliamo mettere giù due righe, nero su bianco, sul cosa ci spinge a cambiare? Su cosa vogliamo migliorare? Su chi coinvolgere?

Questa è una ottima occasione per ripensare ad un po’ di cose, c’è collaborazione e si condividono idee, queste idee portano a scrivere degli obiettivi da raggiungere, obiettivi importanti perché il cambio si sa, costa tempo e denaro, non si può cambiare gestionale tutti gli anni (vedi Capitolo 2).

Questo elenco (o lista) è fondamentale per poi poter scegliere i fornitori ERP in grado di mostrare come tali requisiti potrebbero essere risolti dal nuovo sistema.

Come potete immaginare, la chiave per una raccolta dei requisiti che abbia un valore è scendere nei dettagli, cosa che raramente viene fatta, purtroppo.

Gli errori da evitare

Ad esempio, se si elenca come requisito, – essere in grado di prendere un ordine cliente-  qualsiasi consulente potrebbe dire che si, il proprio prodotto ERP lo fa.

Essere in grado di prendere un ordine cliente in qualsiasi unità di misura e in qualsiasi valuta è già una definizione più dettagliata e qui alcune soluzioni gestionali potrebbero già cadere.

Essere in grado di prendere un ordine di clienti in qualsiasi unità di misura e in qualsiasi valuta anche via internet e su dispositivi mobile è una descrizione ancora più fine.

Ma attenzione, se al punto sopra esposto aggiungiamo, per esempio, l’aspetto legato alla gestione agenti, il calcolo delle provvigioni e come questo varia in funzione dello sconto applicato, state certi che non tutti i produttori ERP sarebbero probabilmente in grado di rispondere affermativamente a tale esigenza, oppure potrebbero aver necessità di integrare la soluzione di base con programmi aggiuntivi di sviluppati da terze parti (add-on certificati o meno) il che aggiungerebbe alcune criticità sia di tipo economico che funzionale.

Questo è un semplice esempio per farvi capire come a volte dare alcune cose per scontate porta a sbagliare.

Supponendo che si preveda di implementare tutti i moduli di un ERP – amministrazione, finanza e controllo di gestione, pianificazione, acquisti e vendite, crm, logistica e distribuzione, produzione, ecc. – allora capite da soli che il giusto livello di dettaglio che potrebbe dare un discreto risultato probabilmente non potrebbe essere inferiore a 500 requisiti, diciamo che potrebbe andare da 500 a 2500 requisiti, tutti rigorosamente scritti.

Si, è vero, è un grande lavoro quello che c’è da fare e non è gratuito, ma se questo lavoro non viene fatto è indispensabile capire che il budget (cifra stanziata per il cambio del software) con tutta probabilità salterà, esploderà come una bomba ad orologeria nel bel mezzo del progetto e quest’ultimo andrà completamente fuori controllo.

Con il progetto andrà fuori controllo il costo per la sua implementazione (potrebbe duplicare il budget inizialmente ipotizzato), andrà a farsi friggere la tempistica concordata, salirà la tensione nel gruppo di lavoro, finirà la collaborazione sinergica tra le risorse, regnerà il caos. Tutto questo a danno totale dell’azienda.

La raccolta dei requisiti richiede pazienza, quasi una ossessione per i dettagli, la conoscenza del business dell’azienda e grandi capacità di comunicazione per far sì che le persone coinvolte siano stimolate a raccontare aspetti del loro lavoro che potrebbero dare per scontato.

È consigliabile che la raccolta dei requisiti sia effettuata da qualcuno (o da un gruppo) diverso da quello che avrà il compito di gestire poi il progetto di implementazione dell’ERP.

Vuoi sapere quali sono le domande giuste da fare? Quali sono i problemi legati alla documentazione prodotto? Quali sono i confini giuridici? Per questo motivo può essere un ottimo investimento incaricare un consulente ERP con esperienza che può aiutare moltissimo e fornire le risposte che servono.

Non temo di dire la verità

Adesso vi dico quello che gli altri non vi dicono (ma che tutti più o meno sanno): solo una percentuale variabile tra il 14 ed il 18% (a seconda delle fonti che si trovano) di chi affronta un cambio di sistema ERP dichiara che il progetto è stato di successo, una percentuale analoga dichiara che il progetto è stato abbandonato (fallito), il resto dichiara che il progetto è stato problematico, non ha sortito gli effetti sperati, ha deluso le aspettative (oltre il 60%).

Quindi le probabilità che alla fine del percorso siate soddisfatti sono, purtroppo, poche, tanti soldi spesi per nulla.

La raccolta dei requisiti è un compito importante ed assolutamente strategico per l’azienda, se fatto bene il ritorno sarà enorme.

A presto, Giancarlo Cungi

Mi piace la tecnologia quando porta innovazione e valore per le persone e non quando complica la vita, mi piace parlarne in modo semplice e chiaro senza tecnicismi.

Non esitare a contattarmi per un aiuto sulla scelta del tuo prossimo software gestionale, giancarlo.cungi@infoitalia.com.

 

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Posted on: 6 settembre 2017, by :

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