Niente succede mai per caso…

CAMBIARE SOFTWARE E’ UN GRAVE ERRORE

Niente succede mai per caso…

Capitolo 4.

Si, lo so, siete ancora sotto shock per quanto avete letto nel precedente capitolo (clicca qui per accedervi subito Capitolo 3).

Ma dovete sapere che niente succede mai per caso (piaciuta la citazione?) e se il risultato non è quello che vi aspettavate ci sono delle ragioni ben precise.

Pensavate che cambiare il software gestionale fosse facile come bere un bicchiere d’acqua ed invece avete scoperto che soltanto una percentuale compresa tra il 14% ed il 18% dichiara che il progetto di “change” è stato un successo.

Tutti gli altri (oltre l’80%) che fine anno fatto?

Molti sono ancora lì a capire che cosa sia successo e vagano per gli uffici con nuovi fogli di carta in mano (alla faccia della digitalizzazione), altri sono entrati nel gruppo degli alcolisti anonimi dato che era l’unico modo per dimenticare la frustrazione dell’insuccesso. I più fortunati sono invece lì a lavorare sul nuovo programma e, dopo mesi di tribolazioni e tanti soldi investiti (investiti nel senso che ci sono passati sopra con un rullo compressore polverizzandoli!), fanno esattamente le cose che facevano prima.

Amici, c’è poco da ridere ve lo assicuro, di questi tempi la PMI soffre e soffre anche molto, buttare via soldi è sempre sbagliato ma di questi tempi può essere addirittura fatale.

Allora cerchiamo di capire come poter rientrare invece tra i fortunati imprenditori che si sono dotati di un nuovo sistema ERP “fiammante” e che non si sono fatti male.

Diciamo che l’attività da svolgere internamente all’azienda è stata correttamente svolta, abbiamo quindi capito che cosa spinge l’azienda verso il cambiamento, abbiamo definito le risorse che saranno coinvolte nel cambiamento, abbiamo identificato un budget da investire, è chiaro l’obiettivo da raggiungere e per ultimo, abbiamo elencato i requisiti da soddisfare.

Riepilogo dei 5 step fondamentali:

(1)   analisi delle motivazioni e della “cornice” di progetto;

(2)   definizione delle risorse – key user;

(3)   identificazione risorse economiche – budget;

(4)   identificazione degli obiettivi da raggiungere;

(5)   definizione dei requisiti di progetto.

Adesso è il momento di scegliere i probabili fornitori del nuovo software ERP.

Si tratta di una decisione importante e da svolgere con la giusta attenzione. Riuscire ad orientarsi nella scelta non è sempre facile ma, con alcuni accorgimenti potrai valutare al meglio i potenziali fornitori e verificare se il loro modo di lavorare è in linea con le tue aspettative e necessità.

Ti consiglio di non iniziare il confronto diretto con troppi interlocutori ma di ridurlo ad un massimo di tre, non di più.

Una selezione preliminare può essere fatta grazie alle informazioni di dominio pubblico, si va su google e si fanno delle ricerche, se c’è qualche evento di settore (SMAU o similari) si va a fare un giro, se c’è una fiera e vi partecipiamo proviamo a vedere se c’è qualche fornitore ICT, in genere c’è sempre qualche azienda specializzata che espone e presenta le proprie soluzioni.

Comunque sia, la vostra selezione deve tenere conto di due elementi molto importanti:

–       Il software proposto

–       La società che lo propone (il partner)

Proviamo a definire alcune categorie di software gestionali:

(1)   Software pacchettizzati, offerti con i diversi moduli applicativi, solitamente vendite, acquisti, magazzino etc., contabilità anche se a volte questa può venire gestita da un software specifico che è stato collegato o integrato. Questi programmi sono molto diffusi perché risolvono dei problemi generici oppure a volte molto specifici, in questo casi si parla di software gestionali “verticali” cioè settoriali. Questi software generici sono quelli più utilizzati nella piccole imprese e sono sviluppati da software house per lo più di piccole dimensioni e con un bacino di clientela localizzata geograficamente. I gestionali verticali invece sono quelli nati per risolvere problemi molto molto specifici, sono i software gestionali tipici dei distretti industriali, nati sulle esigenze di imprese che operano in settori particolari (tessile-abbigliamento, metalmeccanica-lamiere, orafo-gioielleria, calzature, ceramica, agricolo florovivaistico, ecc.). L’Italia è ricca di distretti industriali e di micro-imprese, questa regola vale anche per i fornitori di software gestionale, sono tanti e la maggior parte di piccole dimensioni.

(2)   Software specifici per alcune operazioni aziendali. Prendiamo ad esempio i programmi per gestire la logistica di magazzino e le movimentazioni della merce, oppure per la pianificazione e gestione della produzione, per la raccolta ordini tramite portali oppure APP, per la gestione della tesoreria aziendale, potrei andare avanti molto ma mi fermo qui. Sono questi solitamente programmi che vengono aggiunti ad un programma gestionale di base per aggiungere e/o migliorare specifiche funzionalità.

(3)   Poi ci sono gli ERP, software gestionali strutturati, che provengono tipicamente da produttori internazionali ma non solo. Sistemi molto parametrici e flessibili, adatti a gestire organizzazioni che operano su più paesi e con processi aziendali a volte molto strutturati. Tra questi i più conosciuti sono SAP, Microsoft, Oracle tanto per citare i soliti noti “internazionali”, in Italia ci sono Zucchetti, Team System, ecc..

(4)   Software “open source”. Qui andiamo un attimo a leggere la definizione di Wikipedia “In informatica, il termine inglese open source (che significa sorgente aperta) indica un software di cui gli autori (più precisamente, i detentori dei diritti) rendono pubblico il codice sorgente, favorendone il libero studio e permettendo a programmatori indipendenti di apportarvi modifiche ed estensioni. Questa possibilità è regolata tramite l’applicazione di apposite licenze d’uso. Il fenomeno ha tratto grande beneficio da Internet, perché esso permette a programmatori distanti di coordinarsi e lavorare allo stesso progetto.”

Parlare di open source è difficile perché, concettualmente parlando, si entra in un ambito della tecnologia che travalica l’aspetto tecnico e funzionale, tutto passa in secondo piano perché in primo piano c’è il “credo”. Qui si arriva allo scontro irrazionale, si passa nella dimensione del tifo da stadio per la squadra, al fanatismo, alla fede religiosa.

Provate ad un fan della Apple, per fare un esempio, a fargli comprare un notebook con Windows oppure uno smartphone Samsung. Piuttosto resta senza pc e non chiama più per tutta la vita ma non tradirà mai la “mela”.

Ecco, parlando di open source si entra in quell’ambito lì, ci sono i sostenitori dei programmi con licenza a pagamento e quelli per l’open source, le visioni del “mondo” divergono in modo irreparabile. Adesso io non entro nel merito perché ci vuole molto tempo per spiegare i pro ed i contro dell’una e dell’altra scelta, più avanti proveremo a fare una analisi tecnico/scientifica tentando di fare un po’ di chiarezza.

Poi ci sono i software che si utilizzano tramite internet (cloud) pagando un canone mensile oppure che si installano sul PC/Server dell’azienda acquistando la licenza d’uso e si usano direttamente tramite la rete aziendale. Affittare o comprare? Cosa conviene? Dipende….

Certo direte voi, una cosa è parlare di grandi aziende ed un’altra cosa è parlare di piccole imprese, quindi tutto dipende dalla dimensione aziendale, non è vero?

Assolutamente no. Purtroppo le cose si complicano in quanto non è corretto pensare che una PMI ha piccoli problemi e semplici esigenze.

Al contrario, il dinamismo delle piccole e medie imprese unito alla limitata disponibilità di risorse, impone a queste ultime di lavorare con strumenti molto flessibili e dai costi di implementazione contenuti.

Alla prossima, Giancarlo Cungi.

Se ti serve una mano per implementare il tuo prossimo software gestionale sappi che questo non ti costerà un patrimonio ma ti consentirà di risparmiarti un sacco di soldi e tanti mal di testa, scrivimi giancarlo.cungi@infoitalia.com.

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Mi piace la tecnologia quando porta innovazione e valore per le persone e non quando complica la vita, mi piace parlarne in modo semplice e chiaro senza tecnicismi.

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Posted on: 6 settembre 2017, by :

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